Zijn uw personeelsdossiers op orde?

Zijn uw personeelsdossiers op orde?

Administratie, papierwerk, archiveren. Vrijwel iedereen heeft er een hekel aan. Het zijn de eerste klusjes die we doorschuiven als er prioriteiten gesteld moeten worden. Toch is administratie van groot belang. We moeten bijhouden welke rekeningen er betaald moeten worden, onze afspraken ergens opschrijven om te voorkomen dat we ze vergeten. Voor bedrijven is het belang van administratie nog veel groter. Toch lijkt ook in het bedrijfsleven de administratie vaak een sluitpost van de drukke werkdagen te zijn.

Het gaat dan niet zozeer om de financiële administratie. Ook al is dit geen plezierig klusje, de belastingdienst en de bank zorgen er wel voor dat we er regelmatig op gewezen worden dat onze administratie up-to-date moet zijn. Maar er zijn ook andere administraties bij te houden. Wat dacht u van uw personeelsadministratie. Een bedrijf is verplicht om een dossier aan te leggen van al haar personeelsleden. Dat is niets nieuws. De meeste werkgevers hebben wel ergens een map met arbeidsovereenkomsten en kopieën van legitimatiebewijzen liggen. Soms worden ook geboortekaartjes van kinderen van personeelsleden en kopieën van diploma’s bewaard. Wat er ook bewaard wordt, er wordt maar zelden naar om gekeken. In de praktijk is het personeelsdossier niet veel meer dan een papieren tijger.

Wat veel bedrijven echter niet weten, is dat die papieren tijger dit jaar een heel stuk belangrijker is geworden. Dit jaar verandert er namelijk het een en ander op het gebied van ontslag. Met de nieuwe Wet Werk en Zekerheid komen er meer beperkingen voor ontslag. Voorheen was het vrijwel altijd mogelijk om een arbeidsovereenkomst te laten ontbinden door de rechter. Ook al was de zaak van de werkgever niet bijzonder sterk, uiteindelijk werd er meestal wel een passende oplossing gevonden. Vaak in de vorm van een extra ontslagvergoeding. In de toekomst zal dat niet meer zo makkelijk gaan. Vanaf 1 juli 2015 is de rechter aan veel meer regels en voorwaarden gebonden. De rechter dient iedere ontslagaanvraag te toetsen aan wettelijke ontslaggronden (zoals een verstoorde arbeidsrelatie, verwijtbaar handelen, ongeschiktheid om de functie uit te voeren). Vindt hij / zij deze gronden niet aannemelijk, dan mag hij de overeenkomst niet ontbinden. Ook niet als er een hogere ontslagvergoeding wordt geboden.

Het belang van een goed personeelsdossier wordt daarmee dus veel groter, zo niet essentieel, als de werkgever de arbeidsovereenkomst van een medewerker wil laten ontbinden. Alleen met een goed bijgewerkt personeelsdossier kan bij de rechter aannemelijk worden gemaakt dat er een goede grond is om de overeenkomst te ontbinden. Het is niet voldoende om een kopie van een officiële waarschuwing te bewaren. De rechter zal ook de verslagen van de functioneringsgesprekken en voortgangsgesprekken willen zien (twee per jaar lijkt hier wel het absolute minimum). De werkgever moet aan kunnen tonen dat de werknemer meermalen is aangesproken op zijn functioneren. Ieder gesprek van deze strekking moet dus vastgelegd worden. Hier moet uit blijken dat er grond is voor de ontbinding van de overeenkomst. Ieder verslag moet door de werknemer voor gezien ondertekend zijn. Verder heeft de werkgever ook verplichtingen om haar werknemers te ondersteunen bij het bijsturen van de prestaties en het gedrag. Hij moet dus aan kunnen tonen dat hij hulp heeft geboden, bijvoorbeeld in de vorm van een opleiding, een verbetertraject of coaching. Het ontbreken van dergelijke documentatie maakt de ontslagaanvraag zwak. De kans dat de arbeidsovereenkomst ontbonden mag worden, is dan erg klein. Dat betekent dat u de werknemer - met wie de arbeidsrelatie door de ontslagprocedure waarschijnlijk een flinke deuk heeft opgelopen - gewoon in dienst moet houden.

Het personeelsdossier verandert zo van een papieren tijger in een tijger met scherpe klauwen. Incomplete dossiers, het ontbreken van een functieprofiel en het niet goed vastleggen van het functioneren van werknemers, kunnen zo aanzienlijke (financiële) gevolgen krijgen.

Zo komen we weer terug op de vraag: Zijn uw personeelsdossiers op orde?

 

Adesso kan uw bedrijf met gerichte tips en ondersteuning helpen om uw personeelsdossiers weer in goede conditie te krijgen.

 

Submitted by Lenneke Brouwers on 01/04/2015 - 10:16